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Externaliser sa paie : avantages et points d’attention

L’entreprise qui décide d’externaliser fait également le choix de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, et d’assurer une meilleure qualité de ses services grâce à un gain de temps et d’argent.

Lorsque celle-ci fait le choix d’externaliser sa paie (confier le traitement des bulletins de paie de ses salariés et des DSN à un prestataire), elle doit prendre en compte un certain nombre de facteurs : il lui faut mesurer les coûts et les bénéfices, aussi bien en termes d’argent que de temps et de sécurité, de cette externalisation.

Magnulteam vous présente donc de manière synthétique les avantages et les points d’attention que l’entreprise doit intégrer dans sa réflextion avant de prendre sa décision.

 

AVANTAGES

  • Sécurité et assurance quant aux questions juridiques
    Externaliser sa paie auprès d’experts assure un résultat conforme à la législation en vigueur : en effet, sans cesse en mouvements, les réglementations juridiques sont constamment analysées par les sociétés de gestion de paie et mises à jour de manière instantanée, ce qui évitera des possibles litiges avec les collaborateurs.
    Les litiges avec l’URSSAF et d’autres organismes sociaux dus à des erreurs sont également minimisés.
  • Gain de temps
    Si les compétences ne sont pas acquises en interne, externaliser la paie de l’entreprise permettra à l’entreprise d’économiser du temps et de l’argent dans la formation et le recrutement notamment.
  • Simplification du processus
    Aucune perte de temps également avec les logiciels de gestion de paie, qui sont complexes et nécessitent une certaine expertise. L’entreprise ne sera, la plupart du temps, qu’en rapport avec une interface simplifiée, en plus de son interlocuteur dédié.
  • Meilleur contrôle des coûts
    Les coûts internes liés à la paie (directs et indirects) sont souvent difficiles à mesurer (ex : paramétrage, exploitation, évolution du logiciel …). L’externalisation permet de les réduire tout en maîtrisant mieux le budget global en incluant les coûts externes.

 

POINTS D’ATTENTION

  • Choix du prestataire
    L’ensemble des avantages définis ci-dessus ne sont valables que si le prestataire choisi est un professionnel qui correspond à vos attentes. Il faut donc faire un véritable benchmark des prestataires potentiels : tarifs, solutions de gestion, disponibilité, relations interpersonnelles, digitalisation, évolutivité… autant de facteurs à prendre en compte pour votre choix.
  • Perte de compétences en interne
    En déléguant une entreprise perd forcément en maitrise sur ce qu’elle externalise. Il faut donc avoir confiance en votre prestataire.
    Des questions sont à se poser : est-ce que je souhaite tout externaliser ? Quel périmètre d’intervention je donne à mon prestataire ? Y a-t-il des compétences que je souhaite conserver en interne ?
    Quoiqu’il en soit, L’externalisation de la paie ne dispense pas de la gestion de certains paramètres tels que la gestion du pointage et les absences, ni d’une vérification.

 

Important

Avant de signer le contrat qui la liera à son prestataire, l’entreprise doit définir le périmètre qu’elle délègue. Est-ce uniquement la paie ? Quid des charges sociales ? Du reporting social ?
Pour cela, elle doit décider de son niveau d’externalisation. Il en existe quatre : le matériel et l’hébergement, la maintenance (TMA), le matériel et la maintenance (ASP ou SaaS – base mutualisée entre plusieurs clients), et le processus en lui-même et ses acteurs (BPO).

 

Tableau récapitulatif :

Avantages Inconvénients

Assurance quant aux questions juridiques

Sécurité, permanence de la prestation

Gain de temps

Simplification du processus

Meilleur maîtrise du budget

Choix du prestataire

Perte de compétences en interne

Situation de dépendance vis-à-vis d’un prestataire

Difficultés à en changer ou à réinternaliser

 

Si votre entreprise décide d’externaliser, nous vous conseillons de mettre en place cette externalisation de paie à la date du 1er janvier afin de faciliter la démarche.

 

Et Magnulteam dans tout ça ?

Dans un projet d’externalisation de la paie, Magnulteam ne positionnera que ses consultants experts. Cela permet de travailler sur des projets à plus grande valeur ajoutée pour l’entreprise tout en étant assuré que la paie sera bien exécutée. » Yassine, Consultant RH/SIRH

Notre expertise nous permet d’intervenir sur toutes les dimensions d’un projet d’externalisation : Les processus (harmonisation), l’organisation (rôles, responsabilités, management), les ressources (l’accompagnement, communication) et le SIRH (optimisation, indicateurs). » Odile, Directrice Associée

 

Sources : Secob, revolution-rh

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