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SIRH : Définition, explication, utilisation

C’est devenu une norme, les entreprises doivent se digitaliser. En effet aujourd’hui, plus de 90% des entreprises ont subi une transformation digitale, ce qui a un impact direct sur les différents métiers de l’entreprise.

Les ressources humaines ont également connu cet impact de la digitalisation : la fonction RH s’organise et opère différemment avec de nouveaux outils, de nouvelles pratiques et de nouvelles stratégies. L’un de ces outils est le SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) qui n’est aujourd’hui plus cantonné aux grandes entreprises mais désormais de plus en plus présent dans les PME.

Magnulteam vous livre quelques astuces afin de faciliter sa mise en place et de vous montrer ses possibles évolutions par l’illustration d’une nouvelle génération de SIRH.

 

Un SIRH ? Pourquoi faire ?

  • Pour centraliser les données : La fonction RH a en effet besoin d’une vision globale de ses ressources afin de mieux accompagner la stratégie de l’entreprise, développer les compétences de ses collaborateurs et les retenir.
  • Pour répondre aux différentes obligations légales régies par le code du travail : Un logiciel SIRH vous permettra d’intégrer et respecter ces contraintes légales, répondant à la fois à une logique mondiale, nationale, et locale.
  • Pour structurer les processus RH et gagner en productivité : Le SIRH automatise certaines tâches de ces processus et enlève le poids de la « paperasse », libérant du temps aux acteurs RH pour se recentrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée et gagner en disponibilité vis-à-vis des collaborateurs.
  • Pour responsabiliser les acteurs : Le SIRH doit permettre la décentralisation vers les directions opérationnelles, puis vers l’encadrement et les salariés (planning de formation, congés…). Il facilite également la communication entre les managers et leurs équipes.

 

 

Par où commencer ?

La première étape est de définir le champ d’action du projet SIRH en se posant les bonnes questions :

  • Quel(s) processus voulez-vous intégrer au logiciel ? (La paie ? L’administration du personnel ? La gestion des temps ? Le développement RH ? Le système est-il maitre des données RH ? …)
  • Dans quel but ? (Sécuriser la collecte des données ? Harmoniser les processus ? Décentraliser la saisie de certaines informations ? …)
  • Ces processus sont-ils déjà harmonisés ? (Volonté d’harmonisation si tel n’est pas le cas ? Estimation des impacts RH ? …)
  • Quels acteurs doivent agir dans le nouveau système ? (Ouverture à tous les collaborateurs ? Accès à quelles informations ? …)
  • Dans quel écosystème applicatif le SIRH doit-il s’intégrer ?
  • Quel mode de consommation ? (En location –Saas ? En achat – On-Premise ?)

Conseils : Faire une liste avec les réels besoins de l’entreprise !

Une fois la décision prise, la cible fonctionnelle et technique définie et une solution du marché retenue, il est nécessaire d’organiser le projet. Pour ce faire, un planning devra être déterminé avec l’éditeur partenaire, avec des jalons contractuels à respecter du lancement jusqu’à la mise en production. Les instances de pilotage permettront de suivre et partager l’avancement du projet avec la direction les sponsors et les principaux acteurs, d’identifier les risques et de prendre les décisions nécessaires au respect du planning.

Vous pouvez également faire appel à une société de conseil pour vous assister tout le long du projet d’intégration de la solution. Si tel est le cas, il est important de bien la choisir car le succès du projet en dépendra. En effet, la mise en place d’un SIRH est longue les consultants qui viendront vous assister seront de véritables partenaires sur lesquels vous allez compter : faîtes en sorte de prendre le bon prestataire en vous basant sur vos besoins et en vérifiant ses références, et ne négligez pas non plus l’aspect relationnel, le « feeling », car vous passerez de nombreux jours ensemble (parfois des soirées ou des week-ends) et vous aurez besoin de tisser un lien de confiance pour gagner en efficacité.

Découvrir l’offre SIRH de Magnulteam ici.

L’avis de l’expert :

La mise en place d’un nouveau SIRH n’est pas anodine pour une entreprise. En effet, il sera nécessaire dans un premier temps de recenser les processus RH actuellement en place dans les différentes entités et éventuellement de les harmoniser (un SI unique implique des pratiques communes et la mise en place de contrôles qui n’existaient pas auparavant). Les référentiels métier seront mis à plat et redéfinis, certaines tâches seront désormais automatisées (par exemple suppression des multiples saisies de données consommatrices de temps), et d’autres décentralisées jusqu’au niveau des collaborateurs. Tout cela pourra générer un impact sur l’organisation actuelle et l’attribution de nouvelles tâches aux différents acteurs, instaurant de l’inquiétude et des risques de rejet de la solution. De plus, des ressources devront être libérées en interne (et budgétisées) avant, pendant et après le projet d’intégration de la nouvelle solution.
Le succès d’un tel projet est ainsi fortement lié aux facteurs suivants :
> Mobiliser l’équipe dirigeante : l’implication du sponsor du projet et de la direction de l’entreprise est importante, à la fois pour les actions de conduite du changement mais également pour garantir une stabilité dans le besoin et la cible visée.
> Bien définir les besoins en amont du projet d’intégration : Un projet qui démarre avec une cible fonctionnelle déjà établie et partagée est un projet qui démarre sereinement et respectera les premiers jalons du planning
> Se donner les moyens de mener un tel projet : en libérant du temps pour les gestionnaires sur toute la durée du projet, en renforçant les équipes avec de l’intérim ou du CDD, en faisant appel à une AMOA…
> Communiquer tout au long du projet : la conduite du changement n’est pas seulement de la formation. Dès le début du projet, il est nécessaire de communiquer, impliquer, former et assister les futurs utilisateurs afin de maximiser leur adhésion au moment du démarrage et éviter une perte de productivité lié au rejet ou une mauvaise utilisation du SIRH. » – Alexandre Q, consultant RH/SIRH chez Magnulteam

Le SIRH dans le futur, ça donne quoi ?

Maintenant que vous êtes incollables sur la mise en place d’un logiciel SIRH, pourquoi ne pas faire un petit tour vers le futur pour voir à quoi pourrait ressembler le SIRH en 2020 ?

Dit ainsi, 2020 paraît très proche alors que nous sommes déjà en 2018, mais la transformation digitale et les avancées technologiques sont constantes et des changements importants peuvent apparaître en l’espace de six mois, inutile donc d’aller voir trop loin !

Le nouveau visage du SIRH de demain :

  • Le cloud : Le SIRH va inévitablement continuer son basculement vers le cloud (solutions en mode Saas) avec les avantages que cela apporte (rapidité de mise en œuvre, dimensionnement à la demande, pas d’infrastructure technique à maintenir…) mais aussi les inconvénients (difficulté d’intégration au SI, faible sécurité …).
  • Tourné vers des collaborateurs de plus en plus exigeants : Cela passera par l’instantanéité des informations RH, le suivi direct du parcours professionnel…
  • L’ensemble des actions continueront à s’effectuer via le portail : Les congés, les absences, l’inscription aux formations… les collaborateurs géreront l’ensemble par eux-mêmes sur les supports numériques.
  • Un peu de voyance même ? Par exemple sous forme de simulations comme l’impact de l’intégration d’un nouveau profil ou la QVT (Qualité de Vie au Travail) avec une anticipation en accidentologie.
  • Une ouverture vers l’international due à la mondialisation avec des processus plus harmonisés, un Core RH commun et ouvert à des applications tierces telles que LinkedIn ou Viadeo.

 

Un exemple de nouvelle génération de SIRH : ACCRETIO.

Accretio propose plusieurs fonctionnalités qui vont rapidement devenir incontournables pour les entreprises :

  • Une vision complète des postes, profils et compétences existants au sein de l’entreprise. Une cartographie complète des RH permettant d’anticiper les possibilités d’évolution et de mobilité internes.
  • Un Réseau Social d’Entreprise intégré, notamment via les profils personnels, les fils d’actualité et la messagerie instantanée, constituant un espace de socialisation privilégié et invitant à la collaboration et au travail en équipe.
  • Une interface offrant des fonctionnalités telles que la gestion des recrutements et de la mobilité interne.
  • Le traitement des démarches administratives (demandes de congés, notes de frais, pointage…) sont validés en 2 clics. Les compteurs congés sont actualisés automatiquement et les collaborateurs sont notifiés instantanément.

 

En conclusion, la mise en place d’un SIRH est très souvent un atout non négligeable pour l’entreprise et sa gestion interne.

Notre offre SIRH vous intéresse ? N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande de renseignements.

Vous pouvez découvrir nos témoignages clients ici.

Source : Accretio, Eurecia, Exclusive RH

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