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Projet de transformation SIRH et recette ou la difficulté à « embarquer » les acteurs métiers

Aujourd’hui l’expert SIRH de Magnulteam se penche sur un incontournable des projets de transformation cloud, services, ….. : la mobilisation des acteurs métiers RH lors d’un projet de transformation SIRH est toujours un véritable enjeu.

Ces derniers doivent se consacrer à l’exécution de leurs tâches quotidiennes en plus de leur participation au projet.

Les phases de conception, de recette mais aussi de conduite du changement impliquent un investissement en temps non négligeable.

Ceci semble d’autant plus crucial lors de la phase de recette.

Au-delà de la validation de la solution qui sera déployée, la phase de recette est essentielle en terme de conduite du changement : elle permet aux futurs utilisateurs de découvrir la solution, de la maîtriser.

Elle autorise aussi aux futurs utilisateurs d’exprimer leur points de vue. Les derniers réglages/modifications de la solution sont alors facilités.

Prenons l’exemple d’un projet paie tout ce qui a de « plus simple » :

Un cycle mensuel de paie s’effectue tout au long du mois et ne présente a priori aucune baisse de charge permettant de libérer des testeurs (surtout en janvier et février 2019 n’est-ce pas …)

  • En début de mois, les payeurs effectuent le reporting tout en remontant les EV de paie.
  • En milieu de mois, ils vont consolider et contrôler la totalité des EV.
  • Enfin en dernière partie de mois, ils vont effectuer les 1ers   tours de paie et débuter les contrôles…

1. Pour faire face à ce manque de disponibilité, la direction de projet peut décider de renforcer les équipes par du personnel en CDD ou en intérim.

 Il arrive que les équipes projets internes recrutent en externe afin de faire face aux pics de charge dus au projet, que ce soient des CDD ou encore des intérimaires.

 

Quel dispositif mettre en place ?

1er cas de figure : Des ressources externes vont effectuer les tests pendant que l’équipe paie en place va poursuivre ses tâches au quotidien.

2nd cas de figure : Les tests sont effectués par l’équipe paie en place tandis que le quotidien est assuré par des ressources externes.

Limites de ces organisations :

  • Les ressources externes qualifiées en paie et connaissant l’outil en place qui va être abandonné sont relativement difficiles à trouver sur le marché, surtout en contrat provisoire.
  • Des personnes externes à l’organisation ne sont pas nécessairement au courant des règles internes et ne peuvent facilement assurer la production de la paie au pied levé.
  • Enfin, qu’il s’agisse de personnel externe ou interne, la phase de recette est une phase cruciale d’un projet qui nécessite un mode de fonctionnement précis.

Une phase de recette nécessite des connaissances et compétences pas toujours maîtrisées par des profils « métiers » :

  • Tester selon une logique définie à partir d’un planning
  • Séquencer les phases de tests
  • Identifier et remonter les anomalies détectées
  • Dialoguer avec un éditeur

Si elle n’est pas correctement menée, une phase de tests peut rapidement dériver dans le temps et faire que le projet s’essouffle, n’aboutisse pas ou pire qu’il démarre avec une phase de stabilisation de plusieurs années.

 

2. Pour faire face à ce manque de disponibilité, l’avis de l’expert :

Comme nous le disions au préalable, la phase de recette est une phase cruciale durant laquelle les acteurs internes métiers doivent s’impliquer.

C’est lors de la phase de recette qu’ils commenceront à s’approprier la future solution et qu’ils pourront valider son bon fonctionnement.

De plus, en tant qu’experts, ils doivent tester les fonctionnalités clés.

 

Une bonne recette doit être menée de pair entre une équipe interne et des consultants experts.

Le travail du consultant va permettre à l’équipe projet de se concentrer uniquement sur les tests clés et structurants et non l’exhaustivité.

Surtout, le travail du consultant va consister à solliciter l’expert métier en fonction de ses disponibilités en définissant un planning d’intervention adapté.

Le consultant va préparer la recette :

  • planning recette,
  • séquencement de la recette (priorisation et ordre),
  • manière de communiquer avec l’éditeur.

Le consultant va formaliser la recette :

  • Rédiger la totalité des tests à réaliser,
  • Identifier les tests prioritaires et distribuer les tâches au métier,
  • Il va assurer la relation avec l’éditeur et la remontée des anomalies.

Le consultant va réaliser la recette :

  • Prendre en charge une bonne partie des tests non prioritaires,
  • Remonter et tracer auprès de l’éditeur l’ensemble des bugs identifiés (également ceux identifiés par le métier),
  • Formaliser à nouveau le besoin auprès de l’éditeur (rétro conception).

 

En conclusion, la phase de recette est cruciale et doit être menée avec les futurs utilisateurs de l’outil pour s’assurer que le paramétrage est correct et que les fonctionnalités correspondent bien au besoin exprimé. Mais cette phase comporte également une partie important de pilotage et méthodologie projet, qui nécessite d’autres compétences, et qu’on ne peut pas demander aux experts métier, dont ce n’est pas le rôle. C’est là toute la valeur de la maitrise d’ouvrage, interne ou externe !

Bref, pas de solution miracle mais plutôt des bonnes pratiques !

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